Een goede start maakt het verschil. Als gemeente wil je dat nieuwe inwoners zich thuis voelen, snel hun weg vinden en actief kunnen deelnemen aan de lokale samenleving. Nieuwkomers zelf willen ook meedoen en zich welkom voelen. Maar niet iedereen heeft daarvoor hetzelfde nodig. Hoe zorg je als gemeente voor een warm onthaal én sluit je effectief aan op de diverse behoeften van nieuwkomers?
Door: Floris Koning
Download handige poster 9 adviezen
"Een warm welkom voor nieuwkomers."
1. Investeer in persoonlijk en vertrouwd contact
De klantbegeleider is voor veel nieuwkomers het eerste en belangrijkste aanspreekpunt binnen de gemeente. Deze persoon vormt de schakel tussen de gemeente en de nieuwkomer en bepaalt in belangrijke mate het vertrouwen in het systeem. Zorg daarom voor persoonlijk contact, bij voorkeur face-to-face. Voor nieuwkomers is een vaste begeleider prettig en een warme overdracht bij de wisseling van klantbegeleider is essentieel.
Nieuwkomers zijn beter geholpen om in het begin belangrijke zaken in hun eigen taal te bespreken. Hun vertrouwen groeit aanzienlijk wanneer de klantbegeleider (ook) de taal van de nieuwkomer spreekt. Hetzelfde geldt voor het inzetten van ervaringsdeskundigen (mensen die zelf het inburgeringsproces hebben doorlopen). Mensen geven aan dat het fijn is om te spreken met iemand die begrijpt hoe het is om door de inburgering te gaan. Juist in de eerste fase wordt dit gewaardeerd. Ervaringsdeskundigen sluiten als rolmodellen en bruggenbouwers aan bij de leefwereld van nieuwkomers en maken begeleiding effectiever, maar kunnen ook heel praktisch lokale tips geven.
“Ik denk dat er meer ruimte moet komen voor oud-nieuwkomers die al ingeburgerd zijn in een warm welkom in de gemeente. Dit zou veel last van onze schouders nemen, bovendien kunnen de verhalen van sommige mensen inspirerend zijn, en ons helpen om van hun ervaringen te leren.” – Deelnemer Expertpool
“It is really nice that our case manager is arabic because we can ask him everything in our own language, nothing is lost in translation and you do not have to use the translation phone- it stays more confidential in this way, or at least it feels like it is more confidential.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Investeer in persoonlijk contact tijdens de oriëntatiefase
- Organiseer vaste contactmomenten met meertalige klantbegeleiders of klantmanagers
- Zet sleutelpersonen en ervaringsdeskundigen in bij inloopspreekuren of als mentor.
Resultaat
Je versterkt hiermee het vertrouwen dat een basis legt voor een effectief en menselijk inburgeringsproces en je verhoogt de kans op een succesvolle start. Nieuwkomers voelen zich gehoord, gezien en gelijkwaardig behandeld.
2. Begeleid in begrijpelijke taal
Taal is voor veel nieuwkomers de grootste barrière bij het vinden, begrijpen en toepassen van informatie. Wanneer communicatie en begeleiding uitsluitend in het Nederlands is , leidt dat bij nieuwkomers regelmatig tot stress. Ondersteuning in de moedertaal, bijvoorbeeld via tolken of meertalige klantbegeleiders, maakt de dienstverlening begrijpelijker en versterkt het gevoel van grip en vertrouwen. Taal is niet alleen een communicatiemiddel. Taal geeft mensen ook een gevoel van veiligheid, gelijkwaardigheid en erkenning.
Als informatie beschikbaar is in de eigen taal of in ‘makkelijk’ Nederlands, verlaagt dit de drempel om zelfstandig stappen te zetten. Toch worden eerste brieven van gemeenten vaak in formeel Nederlands verstuurd en is online informatie over inburgering meestal alleen vindbaar als iemand de juiste terminologie in het Nederlands kent.
“If we do not understand the letter; this creates a great amount of stress; if it’s translated, that will reduce the stress. Especially the first letters; it determines your life here in the Netherlands. Misunderstanding one word can impact your life in the Netherlands.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Gebruik begrijpelijke en makkelijke taal.
- Bied ondersteuning in de moedertaal.
- Gebruik tolken of meertalige klantmanagers .
- Bied een meertalige site, loket of platform om vragen te stellen in eigen taal.
Resultaat
Toegankelijke dienstverlening en begeleiding leidt tot meer zekerheid en zelfredzaamheid, minder stress en een groter gevoel van zelfvertrouwen bij nieuwkomers.
3. Geef duidelijke informatie en vergroot zelfredzaamheid / versterk autonomie
Veel nieuwkomers ervaren moeite met het begrijpen van hoe Nederland georganiseerd is. Wet- en regelgeving, voorzieningen en rechten zijn vaak complex. Zeker als informatie niet in begrijpelijke taal beschikbaar is. Dit belemmert hun zelfredzaamheid en vergroot de afhankelijkheid van derden. Nieuwkomers benadrukken dat zij niet alleen informatie willen ontvangen, maar vooral willen leren hoe ze zelf informatie kunnen opzoeken en waar vragen gesteld kunnen worden. Begrip van het systeem is een voorwaarde voor zelfstandige participatie.
“Geef me geen vis, maar leer me vissen.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Zorg voor toegankelijke, begrijpelijke informatie
- Ontwikkel een startpakket met praktische informatie over de gemeente: ‘Nieuw in de gemeente: hoe werkt dat?’ en voeg een sociale kaart en informatie over de stadspas toe.
- Maak gemeentelijke websites intuïtief en meertalig, met gebruiksvriendelijke navigatie en duidelijke uitleg over procedures.
- Denk aan aanvullende functies zoals een chatfunctie, een zelfhulpplatform en een aparte FAQ-sectie gericht op nieuwkomers.
Resultaat
Door informatie duidelijk, toegankelijk en vindbaar te maken, versterk je de autonomie van nieuwkomers. Zij voelen zich niet alleen beter geïnformeerd, maar ook serieus genomen in hun wens om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun integratie en dagelijks leven.
4. Versterk sociale verbindingen
Sociale contacten zijn essentieel voor een succesvolle start. Nieuwkomers geven aan dat ontmoeting met lokale bewoners helpt bij het oefenen van de taal, het begrijpen van sociale gewoontes en het opbouwen van een gevoel van thuis. Veel nieuwkomers ervaren echter juist voor deze ontmoetingen een drempel. Dit terwijl zij graag contact willen leggen met de mensen uit de buurt of stad. Deze contacten zorgen ervoor dat nieuwkomers zich welkom voelen. Daarbij helpen ze bij praktische zaken, zoals het navigeren in hun nieuwe woonplaats.
“Dutch people are so friendly and really welcoming for new people. I have a Dutch neighbour, when I came to the Netherlands she was very happy. She wanted to help us in the language, or if we had a problem or needed information about something.” – Deelnemer Expertpool
Laagdrempelige en toegankelijk ontmoetingsplekken
Als gemeente of aanbieder maak je het verschil door doelgericht te investeren in laagdrempelige en toegankelijke ontmoetingsmomenten. Denk aan activiteiten waarbij nieuwkomers en inwoners elkaar op een ontspannen manier leren kennen, zoals gezamenlijke maaltijden, sport, culturele bijeenkomsten of taalactiviteiten. Laat mentoren en taalmaatjes hierin een belangrijke rol vervullen.
Zorg er daarnaast voor dat nieuwkomers weten waar ze deze activiteiten kunnen vinden. Maak sociale evenementen zichtbaar en goed vindbaar via bijvoorbeeld de gemeentelijke website of lokale netwerken.
“Inburgering, means integrating with the Dutch society, with all of its people, surinamese, turkish, moroccan, etc. the municipality should organize an event, and invite newcomers, to bring and prepare something from their culture and participate with this in the event, and invite a bunch of dutch people too, so they see that the newcomers have also nice things to bring, good food good music good aspects of culture. The integration is not just on us! It’s on all people who are in the Netherlands. That for me is a warm welcome.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Organiseer laagdrempelige ontmoetings bijeenkomsten of activiteiten
- Geef taalmaatjes, mentoren en buurtbewoners een belangrijke rol hierin
- Zet de sociale agenda op de website of in de nieuwsbrief
Resultaat
Door ontmoeting actief te organiseren, versterk je onderlinge verbinding en wederzijds begrip. Dat is niet alleen goed voor nieuwkomers, maar ook voor een inclusieve en betrokken lokale samenleving.
The integration is not just on us! It's on all people who are in the Netherlands. That for me is a warm welcome." – Deelnemer Expertpool
5. Ondersteun bij werk en het begrijpen van het systeem
Toegang tot werk is een belangrijke stap richting zelfstandigheid. Tegelijkertijd ervaren nieuwkomers belemmeringen door gebrek aan kennis over belastingen, wetgeving en hun rechten en plichten in Nederland. Uitkomsten van onze expertpools, strategische en co-creatiesessies in Almere laten zien dat een welkomstbijeenkomst essentieel is voor het verspreiden en introduceren van informatie. Zo zien nieuwkomers informatie over werk graag terug in bijvoorbeeld een mini-workshop. Daarnaast geven nieuwkomers aan dat zij praktische informatie missen over hoe het systeem werkt én dat juridische of financiële vragen vaak blijven liggen.
“I wanna know about this country and its laws. How to navigate and how to do things according to the responsibilities I have, what’s right and what’s wrong.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Organiseer een welkomstbijeenkomst waarin ook aandacht is voor werk, inkomen en juridische basisinformatie.
- Bied laagdrempelige workshops aan over werken in Nederland, solliciteren, belastingzaken en de rechten en plichten van werknemers.
- Help bij scholing en werk.
Resultaat
Wanneer je werk en ondernemerschap toegankelijk maakt én nieuwkomers wegwijs maakt in het Nederlandse systeem, vergroot je hun gevoel van onafhankelijkheid en kansen om zelfstandig mee te doen. Dit versterkt hun zelfvertrouwen en versnelt de integratie.
6. Laat inburgeringsactiviteiten aansluiten
Nieuwkomers hebben baat bij tijdige informatie, zodat zij direct kunnen beginnen. Een programma voor nieuwkomers moet niet pas maanden na aankomst starten, of tussentijds stoppen. Continuïteit en coördinatie zijn cruciaal voor succes. Lang wachten werkt demotiverend en ondermijnt de effectiviteit van inburgering. Activiteiten voelen hierdoor enerzijds achterhaald aan en anderzijds een stap te ver, omdat ze voortborduren op reeds weggezakte kennis.
Continuïteit en goede afstemming tussen de verschillende onderdelen van het inburgeringstraject zijn essentieel om nieuwkomers betrokken en actief te houden. Zij zijn gedreven om te leren. Wanneer er teveel tijd zit tussen taallessen, kennismakingsprogramma’s of formele onderwijsactiviteiten, verdwijnt kennis en motivatie. Dit leidt tot frustratie en het gevoel van stilstand. Stel je biedt al een taalprogramma, zoals in het AZC, zorg ervoor dat nieuwkomers kunnen doorstromen naar aansluitend onderwijs.
“The waiting period of waiting for the official school is enough to forget everything we learned.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Zorg voor doorlopende leer- en participatiemogelijkheden vanaf dag 1.
- Sluit zoveel mogelijk aan op programma’s in het AZC of bij COA.
- Hanteer flexibele instroommomenten en korte wachttijden.
- Coördineer tussen verschillende aanbieders en uitvoerders.
- Stem startmomenten van inburgeringsactiviteiten op elkaar af.
Resultaat
Door regie te voeren op de samenhang en het tempo van het inburgeringstraject, creëer je perspectief voor nieuwkomers. Je sluit beter aan bij de behoeften van nieuwkomers en draagt bij aan een soepele integratie.
7. Versterk wat werkt
In elke gemeente zijn al initiatieven die zich inzetten voor de begeleiding van nieuwkomers. Van buurthuizen en taalcafés tot buddies, sleutelpersonen en (lokale) stichtingen. Nieuwkomers zien hoe waardevol dit is. Door voort te bouwen op wat al goed gaat, voorkom je dubbel werk. Als gemeente hoef je niet bij nul te beginnen. Kijk wat er al is, verbind bestaande initiatieven beter met elkaar en zorg voor coördinatie. Geef ruimte aan de organisaties, sleutelfiguren en vrijwilligers die zich inzetten voor integratie en participatie.
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Bouw voort op wat werkt en wat nieuwkomers waarderen.
- Werk samen met maatschappelijke organisaties en sleutelfiguren.
- Deel je succes en laat je inspireren door succes in andere gemeenten.
Resultaat
Versterken betekent ook dat je zichtbaar maakt wat goed gaat. Door inspirerende voorbeelden en lokale successen te delen, ontstaat er herkenning en motivatie om samen verder te bouwen. Initiatieven die in één gemeente werken, kunnen ook anderen inspireren.
8. Kies voor maatwerk in plaats van een uniforme aanpak
Nieuwkomers vormen niet één groep. Verschillen in achtergrond, opleidingsniveau, levenservaring en persoonlijke omstandigheden vragen om maatwerk in begeleiding en aanbod. Een uniforme aanpak doet geen recht aan de diversiteit van deze groep en werkt vaak niet in de praktijk. Nieuwkomers geven zelf aan dat wat iemand nodig heeft, sterk afhangt van verschillende factoren. Bijvoorbeeld de verblijfsduur in Nederland, de reden van inburgering(gezinshereniging of asiel), de locatie en duur van het verblijf in een AZC, en de aanwezigheid van een ondersteunend netwerk.
Wanneer iedereen hetzelfde aanbod krijgt en alles voor iedereen verplicht wordt gesteld, sluiten de voorzieningen vaak niet aan. Iemand met een afgeronde opleiding heeft baat bij andere ondersteuning dan iemand die nog nauwelijks onderwijs heeft gevolgd.
“All the people who don’t know Dutch or English at all are older people, collect them […], put them in groups suitable for them, if someone has already graduated with someone that did not learn at all it is bad for both.” – Deelnemer Expertpool
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Houd rekening met verschillen in (taal)niveau, achtergrond en wensen.
- Geef ruimte voor autonomie in timing en inhoud van programma’s
- Ontwikkel maatwerk en aanbod samen met nieuwkomers.
Resultaat
Bij een gevarieerder aanbod en maatwerk doe je recht aan de diversiteit van nieuwkomers. Je voorkomt hiermee frustratie, voor zowel beginners als gevorderden. Hierdoor is begeleiding effectiever, heb je minder uitval en blijven nieuwkomers gemotiveerd.
Een goed voorbeeld is de aanpak van de gemeente Almere bij het opzetten van voorzieningen met Oekraïense nieuwkomers. Samen hebben zij een welkomstbijeenkomst met mini-workshops bedacht. Deze aanpak laat zien hoe maatwerk in de praktijk kan worden vormgegeven, mét en vóór nieuwkomers.
"The refugee is not someone who is silly and didn’t finish their school. We are a variety of people." – Deelnemer Expertpool
9. Vraag feedback en bouw met nieuwkomers aan beleid dat werkt
De mensen die het inburgeringsproces zelf doorlopen, kunnen vertellen wat goed gaat en waar knelpunten zitten. Zij zijn de experts! Hun rijke ervaringen zijn een belangrijke bron van data om beleid en uitvoering te laten aansluiten bij de praktijk. Evalueer juist daarom regelmatig hoe nieuwkomers in jouw gemeente verschillende initiatieven ervaren, wat er goed gaat en wat er beter kan. Er gaat vaak al veel goed. Juist de elementen die goed gaan zijn belangrijk om te achterhalen. Door feedback op een uitnodigende manier te vragen, laat je zien dat ieders stem telt.
“Wie wil weten wat werkt, moet luisteren naar degenen die het zelf ervaren.” – Deelnemer Expertpool
Als gemeente of aanbieder kun je echt impact hebben door actief te investeren in een lerende houding. Maak van feedback een vanzelfsprekend onderdeel van het proces. Bied verschillende manieren aan waarop nieuwkomers hun ervaringen kunnen delen. Voor de een is dat een korte vragenlijst, voor de ander een vertrouwelijk gesprek. Jongeren reageren vaak positief op ‘gamificatie’, terwijl anderen zich prettiger voelen bij persoonlijke begeleiding van een klantmanager of taalaanbieder. Laat mensen zelf kiezen hoe ze hun feedback willen geven.
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Verzamel feedback op meerdere manieren: QR-codes, gesprekken, surveys.
- Betrek klantbegeleiders bij het ophalen van feedback.
- Koppel terug wat er met de feedback gebeurd.
Minstens zo belangrijk: laat zien of suggesties tot aanpassingen hebben geleid of bepaalde ervaringen zijn herkend en opgepakt.
Resultaat
Je geeft nieuwkomers hiermee het signaal dat hun mening ertoe doet en dat beleid niet óver hen, maar mét hen wordt gemaakt. Uiteindelijk leidt dit tot betere dienstverlening en een betere inburgeringservaring.
Wat kun je als gemeente of aanbieder doen?
- Verzamel feedback op meerdere manieren: QR-codes, gesprekken, surveys.
- Betrek klantbegeleiders bij het ophalen van feedback.
- Koppel terug wat er met de feedback gebeurd.
Minstens zo belangrijk: laat zien of suggesties tot aanpassingen hebben geleid of bepaalde ervaringen zijn herkend en opgepakt.
Resultaat
Je geeft nieuwkomers hiermee het signaal dat hun mening ertoe doet en dat beleid niet óver hen, maar mét hen wordt gemaakt. Uiteindelijk leidt dit tot betere dienstverlening en een betere inburgeringservaring.
Benieuwd naar succes in andere gemeenten?
Lees verder in een selectie van artikelen en praktijkvoorbeelden. Ze geven een inkijk in wat er mogelijk is wanneer gemeenten en lokale partners de handen ineenslaan.
Welkomstbijeenkomsten Almere
"Integratie van Oekraïense nieuwkomers."
Beleidskader Arnhem
"Meedoen vanaf dag één."
Maatwerk in de inburgering
"Meedoen vanaf dag één."
Download handige poster 9 adviezen
"Een warm welkom voor nieuwkomers."
