Onlangs, tijdens een expertpoolbijeenkomst in een van de gemeenten in Nederland, kwam er een man naar ons toe met een verzoek: “Mijn dochter is geboren, maar mijn naam is niet opgenomen in het veld van de vader. Ik heb verschillende keren contact opgenomen met de gemeente, maar ik heb geen oplossing gekregen voor mijn verzoek.”
Andere deelnemers gingen actief met deze situatie aan de slag en begonnen ook hun ervaringen te delen, waarbij het antwoord “nee, dit is niet mogelijk” vrij vaak te horen was.
Door: Anna Bilenka
Anna Bilenka, onze gastvrouw & onderzoeker, ook een immigrant met doorleefde ervaring, deelde de succesformule in de communicatie met gemeentevertegenwoordigers, en deze ervaring werd positief ontvangen. Dus we delen het ook met jou!
Wees heel direct en ter zake
Het is begrijpelijk dat we uit verschillende landen komen en de mate van emotionele expressie verschilt per land. Dus als je met een vertegenwoordiger van de gemeente spreekt, probeer het dan bij droge feiten te houden om de persoon niet te overweldigen en blijf duidelijk in je verzoek.
Bereid specifieke voorbeelden voor
Het is zeer gepast als je naast je verzoek ook specifieke voorbeelden geeft, om je punten te illustreren. Dit zorgt dat de vertegenwoordiger conclusies kan trekken over de situatie. Bijvoorbeeld: zeg niet “Ik was erg overstuur door deze situatie”, maar zeg: “Ik heb de gemeente in het verleden drie keer moeten bezoeken en nog steeds heeft niemand een specifiek antwoord op mijn vraag gegeven.”
Bedenk suggesties voor oplossingen
Net als bij een bezoek aan de huisarts zal de vertegenwoordiger van de gemeente waarschijnlijk vragen hoe je je verzoek denkt op te lossen, dus wees hierop voorbereid. Bedenk een aantal suggesties voor oplossingen en bereid deze van tevoren voor.
Vermijd verdwalen in de details
Het is het beste om met één verzoek tegelijk te komen. Of meteen zeggen: “Ik heb drie vragen voor deze vergadering, hier zijn ze. Laten we beginnen met de eerste”. Zo creëer je een gespreksstructuur die het voor alle deelnemers gemakkelijker maakt om te navigeren.
Vermijd klagen
Niemand hoort graag negatieve feedback. En het is nog erger om negatieve feedback te krijgen voor het werk van iemand anders. Het is begrijpelijk dat je ervaring niet erg positief is, aangezien je al op deze plek bent om dit materiaal te lezen. Maar probeer boven de situatie uit te stijgen en zie dat niet altijd de persoon die voor je zit verantwoordelijk is voor de hele situatie. Meestal is het een vraag aan het hele systeem en voor je zit een persoon die een brug probeert te slaan tussen het systeem en het individu.
Onderschat jezelf niet
Onder nieuwkomers heerst de overtuiging dat als iemand bij de gemeente werkt (of ergens bij instellingen), hij of zij beter is. In feite is Nederland een gelijkwaardige samenleving (of streeft daar in ieder geval naar), dus onderschat jezelf niet. Jouw ervaring is net zo belangrijk als die van degene die voor je zit. Communicatie in Nederland is horizontaal – waar iedereen gelijk is, en hiërarchieën niet zo belangrijk zijn.
We hopen dat dit nuttig voor je was en je zal helpen om je weg te vinden in het systeem in Nederland. Schrijf over je ervaring met de gemeente, deel het materiaal met degenen die ondersteuning nodig hebben bij deze interactie. En als je vragen of suggesties hebt, kun je altijd schrijven naar anna@openembassy.nl.
