Forward Incubator's digitale transformatie: Tim Leijten, finance en belastingsexpert geeft een workshop over btw-aangifte

Van offline naar een online programma: Hoe doe je dat?

Midden maart gaan de corona maatregelen in Nederland van kracht. En daarmee verandert er veel voor bedrijven en organisaties. Oprichters Laura Di Santolo en Diederick van der Wijk van Forward Incubator organiseren op 16 maart een brainstormsessie met het team en 17 maart vindt de eerste online workshop plaats. Wij spraken Diederick over wat nodig is om online succesvol te zijn, welke obstakels Forward Incubator heeft ondervonden en de tips die Forward heeft voor andere organisaties/projecten.

Forward incubator in het kort: Forward Incubator is gestart in juni 2017, met als missie om ondernemers met een vluchtachtergrond te ondersteunen in de start, groei en financiering van hun bedrijf. Forward staat voor de potentie van nieuwkomers en de kracht van diversiteit.

Inmiddels hebben 71 deelnemers het programma van Forward Incubator afgerond en is de organisatie actief in Amsterdam en Rotterdam. Startups die hebben deelgenomen hebben gezamenlijk meer dan 1 miljoen euro aan investeringen opgehaald.

Forward Incubator ondersteunt ondernemers met een vluchtachtergrond in de start, groei en financiering van hun bedrijf.

Wat zijn de voorwaarden om online succesvol te zijn?

17 maart was de eerste online workshop. Sindsdien hebben we veel geleerd. We kunnen steeds meer elementen van het programma in een online vorm gieten’.

Ten eerste moet je een duidelijke aanpak hebben. Het is belangrijk dat je team hierachter staat. Het vereist aanpassingsvermogen en flexibiliteit vanuit het team. Men heeft zich erop ingesteld om heel persoonlijk werk te doen waarbij er veel contact is met vrijwilligers en het bezoeken van evenementen. Dat is nu niet zo. Je moet dus snel kunnen schakelen.

Ten tweede is het belangrijk om na te gaan of het haalbaar is voor de deelnemers in je programma. Kunnen deelnemers hierin mee? Heeft dit ook zin? Wij hebben een vragenlijst naar mensen gestuurd om na te gaan of zij een goede internetverbinding hebben, gebruik kunnen maken van een laptop en weten op welke manier zij Zoom en andere technologie kunnen gebruiken. Al dit soort dingen moet je verifiëren. Dan pas weet je hoe de deelnemers online mee kunnen doen.

Ten derde moet je als team willen investeren. We hebben als team veel aandacht besteedt aan het faciliteren van online trainingen en om de meetings steeds beter te doen. Een aantal teamleden heeft trainingen gevolgd die heel effectief zijn. https://www.mischiefmakers.co/online-services Zo heeft Laura, medeoprichter en programmadirecteur, de training voor ‘online facilitating’ gevolgd. We hebben nu meer kennis in huis hoe je evenementen online beter kunt runnen, mensen beter door het programma kan begeleiden en vrijwilligers erbij kunt betrekken. Daarnaast helpt het enorm voor de samenwerking binnen het team.

Ten vierde heb je meer coördinatie binnen je team nodig. Wij zijn met 8 mensen, waarvan 5 fulltime, 2 stagiaires en 1 parttime. Iedere dag hebben wij een call van 30 minuten met het team. Je ziet iedereen toch en dit heeft een positief effect op het teamgevoel. Ook kun je zaken op elkaar afstemmen. Online moet je hier veel aandacht aan besteden. Je moet als team duidelijk voor ogen hebben wat je aan het doen bent en goede afspraken maken.

Ten vijfde is het belangrijk om ook de persoonlijke connectie te realiseren. Wij hebben veel videogesprekken met mensen. Dit is een gewoonte geworden om zo met mensen te praten en elkaar leert kennen. Aan het einde van de training, splitsen we de groep in tweeën. Twee mensen uit ons team begeleiden vervolgens een discussie. Op die manier is er meer persoonlijke aandacht en  dat werkt goed.

Ten zesde moet je gewoon gaan testen. Wij wilden vasthouden aan dezelfde planning en dus hebben we binnen een dag een aanpak verzonnen. In de eerste drie weken gebruikten we een Webinar tool en nu gebruiken we Zoom. De eerste periode hebben we ook gebruikt om deelnemers, coaches en studenten te onboarden op Zoom. Qua tools hebben we verschillende dingen geprobeerd. Voor de grootte van de groepen, vaak 30/60 deelnemers,  is Zoom prettig. We willen graag veel interactie en dit kan via Zoom.

Kun je een aantal voordelen noemen van online werken?

Een van de voordelen is dat je genoodzaakt wordt om de meetings veel beter voor te bereiden. Dit zorgt ervoor dat je meeting vaak een stuk effectiever is. Ook is het een noodzaak om de tijd goed te managen. Dit zorgt voor meer efficiëntie.

Een ander voordeel is dat wij de trainingen nu via Zoom doen. Dit biedt extra mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld voor een klein groepje een breakout-sessie organiseren en je kunt online makkelijker in groepjes werken.

Tot slot zie je in een fysieke setting vaak dat dezelfde mensen initiatief nemen voor interactie. Tijdens een online meeting zie je dat meer mensen zich comfortabel voelen om vragen te stellen. Dit kan voor sommige mensen ook een voordeel zijn.

En een nadeel?

Een nadeel van online werken is dat het minder ruimte biedt om een meeting na te bespreken. Offline maak je na afloop van een workshop vaak nog een praatje met de deelnemers. Soms kom je dan tot nieuwe inzichten die je kunt meenemen om het programma te verbeteren.

Hoe ziet jullie voorbereiding van een online meeting eruit?

We steken veel tijd in het voorbereiden van meetings en zorgen dat de communicatie goed verloopt tijdens de meeting. Het is online moeilijker om naar een bepaald doel toe te werken. Dit vereist meer coördinatie. Het is belangrijk dat het bij aanvang van een online meeting voor iedereen duidelijk is welke topics besproken worden, wie bij welk topic het initiatief neemt en wie het gesprek faciliteert. Het is belangrijk dat je het tempo erin kan houden en dat tegelijkertijd iedereen gehoord wordt. De methode die wij hanteren: deelnemers van een meeting van tevoren briefen over de doelstellingen, de agenda, de verschillende rollen van mensen en de manier waarop zij iets kunnen zeggen tijdens de meeting. Dus bijvoorbeeld door je hand op te steken of via de chat. Een online meeting vereist meer management en structuur dan een offline meeting.

Wat is het belangrijkste obstakel van afgelopen periode?

Deelnemers binnen ons programma hebben te maken met een slechte periode om een bedrijf te starten. Zo zijn er deelnemers die een idee hebben om een restaurant of een café te starten. Qua timing is dit een slecht idee. Sommige mensen kunnen daarom beter op een later moment deelnemen aan ons programma.  Ook is het belangrijk om met coaches en vrijwilligers te checken of zij online dezelfde bijdrage kunnen leveren. Het kan zijn dat zij online minder tot hun recht komen dan offline

Wat zijn je belangrijkste inzichten van afgelopen periode?

Het eerste inzicht is dat je online veel waarde kan leveren. Daarnaast zie je dat deelnemers meer op zichzelf zijn aangewezen als je op afstand werkt. Je moet zelfstandiger kunnen werken en dit moeten we als selectiecriterium meenemen. En dit past goed binnen het profiel van een ondernemer. Dat dit verder aan het licht komt is voor ons ook wel weer een voordeel. Tot slot ontstaan er nieuwe mogelijkheden voor Forward Incubator. Wij zijn aan het nadenken wat we verder nog digitaal kunnen aanbieden. Bijvoorbeeld trainingen opnemen die we online publiceren.

Hoe reageren de nieuwkomers op jullie nieuwe programma?

Ze reageren positief. We checken altijd de scores die mensen geven na iedere workshop. We scoren momenteel een 9 voor de tevredenheid. We hebben veel positieve reacties gekregen.

Een van de voordelen van online werken is dat je meetings veel beter voorbereidt. Dit zorgt niet alleen voor een effectievere, maar ook een efficiëntere meeting.




Ben je nieuw in Nederland?

Heb je een vraag over je nieuwe leven in Nederland? Stel hem aan ons!